こんにちは！デザイナーの森です。
今回は『東京ゲームショウ2025』のグッズ準備とブース設営の裏側をいろいろとお話しできればと思います。
東京ゲームショウ2025のレポートについてはこちらの記事もあるので、良ければご覧ください。
大きなイベントに携わった経験はありませんでしたが、イベントの出展にも興味があったため、作業と並行して挑戦してみよう！ということでグッズの作成やブースのレイアウトを考え始めました。とは言ったものの何から始めるべきかさっぱりわからず…3年前に出展担当をしていたディレクターの笹口さんには大変お世話になりました。いろいろわからないことを教えていただきつつ清水さんとも確認しながら進めていきました。
1.事前準備
グッズについて
プレゼントキャンペーンの施策を考え、それに適したグッズを選定していきました。
いろんな印刷会社のWebサイトを探したり見積もりを出したりして費用対効果を比較しながら決定しました。
フォローやりポスト、ウィッシュリストといった登録までの難易度が高いものは、より欲しい！と思わせるものでないといけないため、とても選定が難しかったですね…。
印刷会社を絞っていくうえで重要だと感じたのが、 土日祝に営業しているか です。5営業日と記載があっても土日をまたぐと実質7日かかってしまいますし、納品が間に合わずに納期を短くして、料金が高くなっては本末転倒です。
そしてもう一つ、何事も締め切りは早すぎるくらいがちょうどよいですね。 今回はウニコ本社に配送して個包装作業をしてから幕張メッセの会場に送る必要があったため、製造と発送にかかる日数＋2週間早めに締め切りを設けましたが、それでもギリギリになるものもありました。間に合わなかったときのことを考えると恐ろしいですね…。 フライヤーを制作していただいた河原さん、うちわを制作していただいた李さん、4コマ漫画冊子を制作していただいた茨木さんにはとても感謝です…！
印刷会社について
今回発注した印刷会社を軽く記載しておきますので興味ある方はご覧ください～！納期についてはオプションによっても変わってくるためご参考までに。
▼東京カラー印刷さん
フライヤー、冊子、A1ポスターの印刷物を発注しました。土日祝も営業しています。特に紙の印刷物に関しては最安値の印象があります。
▼同人誌印刷所おたクラブさん
ステッカー、ハンカチを発注しました。土日祝も営業しています。
以下の例のように、印刷物は基本的に多く印刷するほど単価が安くなるのですが…
(例) 100-199部 | 単価¥10
200-299部 | 単価¥8
一般的な印刷会社では、「デザイン1種類ごとの総部数」で単価が変動することが多いです。しかし、この会社さんでは、デザインの種類に関係なく、「注文したステッカー全体の総部数」で単価が決定します。そのため、「複数のデザインのステッカー」を作りたい方にとっては、単価が安くなり特におすすめです。
▼アクセアさん
アルミ複合板の等身大パネルとPOP用パネル印刷を発注しました。納期が圧倒的に短く、店舗受け取りの場合は1-2営業日で受け取ることができるためとても便利です。店舗によっては土日祝も営業しています。幕張メッセであれば会場近くに店舗があるため、そちらで受け取りをして徒歩で持ち運ぶなんてこともできます。実際に開催3日目でフライヤーが底を尽きたときには、翌日の朝までに1000部印刷していただきました。
▼オリジナルプリントjpさん
スタッフ用Tシャツを発注しました。シルクスクリーンの版代が安価で、インクの数も充実しています。webのシミュレーションで完成イメージが見れるので狙ったものが作りやすく便利でした。
▼ソクプリさん
防炎加工トロマットの布ポスターを発注しました。壁面サイズの都合で横400cm×縦100cmに印刷する必要がありましたが、サイズ指定ができて防炎加工があり、それでいて安価な会社さんはほかにないという印象です。
▼型抜き印刷ドットコムさん
うちわを発注しました。うちわの印刷は定形でのカットがほとんどであったため、この会社さんお願いしたことによりトリスタンの形にカットされているうちわが実現できた点、とても満足しています。
ブースのレイアウト決定について
次に、ブースの備品の配置がわかるレイアウト図を作成するにあたり、『 知ってもらう 』という大きな目的を設定して、『 その目的を達成するにはどういった配置にする必要があるか 』を考えました。
目的に対して費用を抑えつつ、より大きな効果を得られるものは何かを考えた結果、壁面に大きく布ポスターを設置したり、通行人から人越しでもプレイ画面が見えるよう55インチモニターにしたり、等身大パネルを設置したりなど…絵とキャラクターの魅力を伝えられるようなブースを目指しました。
たくさんの選択肢がある中から一つに決定するという作業の大変さを痛感しました…。脳内で考えていて決め手に欠けるときは、縮小した図面を描いてみたり同じくらいの大きさのものを設置して確認するのが手っ取り早く効果的です。
電気供給容量の確認、設営条件の確認も大切です。こういった難しいことがそこかしこに散らばっているため、出展要項をよく確認しつつ進めました。確認が抜けていてリマインドしていただくこともしばしば…
設営の条件について
設営には以下の制約があり、レイアウトや備品選定時には苦労しました。
・防炎素材を用いること(可燃素材の場合は防炎マークの付いたものを使用する)
・壁面装飾は原状回復可能なものに限る(釘や粘着が残るものはNG)
・ブースの視界を妨げるような造作物はNG
特に防火素材に関しては頭を悩ませました…。
本当は世界観に合わせて全体的に木っぽいナチュラルな感じに統一してみたかったのですが、木を使わず再現するとなると費用爆上がりのため断念。
等身大パネルに関しては、「防火素材にする必要がある」と作成途中でわかり、調べてみても取り扱っている会社さんが少ない…！困りました。
通常のパネルの場合¥7,000前後ですが、防炎加工がつくとなんと¥30,000…！あきらめかけてたのですが、笹口さんより比較的安価な『 アルミ複合板印刷 』をご提案いただき、東京ゲームショウ事務局に問い合わせてみたところ、使用して問題ないとのことで一件落着しました。防火規定のあるイベントが増えているみたいなので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
壁面装飾の設置方法
また、制約により計画段階で悩んでいたのが壁面装飾の設置方法です。調べてもあまり記載されているページがなかったのですが、会場で他会社さんのブースを見たところ2通りがあるようなので記載しておきます。出展を考えている方はご参考までに！
今回のTGSは『A』の方法で清水さんに設置していただきましたが、とてもきれい仕上がりました。荷物発送について
会場までの荷物発送はJITボックスチャーターを利用しました。
というのも…イベント当日使用するグッズや備品を会場へ運搬する必要があり、大きな備品も含まれていたため、一つひとつを個別に発送するのは手間とコストがかかり、どうするべきか悩んでいました。そこでこちらを利用してみました。結果的にはとても良かったと思います。
このサービスは、横約100cm×縦約100cm×高さ170cmの専用ボックスに入るものであれば、個数制限なく荷物を入れることができます。特に問題なくTGSの3日前にオフィスにて集荷、前日にブース前まで配送していただきました。時間指定は3時間単位の指定になるので注意が必要です。また、開催1か月前くらいに申請が必要なので忘れないようにしましょう。
余談ですが、ボックスが会場ブース前にポンと置かれていました。指定時刻を超えても担当者が来ないため、「勝手に開けていいのか…？」と不安で開けられない状態でした。なかなか担当者が来ないので開けちゃいましたが、特に問題なく作業を進められました。安全面も考えて自己責任でお願いします (笑)。
印刷会社からイベント会場へ直接配送したい方は…
印刷会社から発送してブースで受け取りたい方は注意が必要です。印刷会社によって会場に直接発送できるところとそうでないところがあるためHPを確認してみることをお勧めします。amazonなどの通販サイトから会場への配送も同様です。イベント会場への配送に不慣れな場合があるため、商品がブースに届かない可能性があります。一番の安全策は一度受け取ってからJITボックスチャーターやヤマトや佐川でまとめて送ってしまうことですね。
2.会場にて
前日準備
前日の朝10時にから設営を行いましたが、レンタルの椅子や机はすでにブースに設置されており、モニターは午前中に届けていただきました。発送時にチェックをしっかりしただけあって、これがない、あれがない、が発生しなかったのはとても良かったですね。
1点失敗した点を挙げると、2台のモニター位置が少し低いのではないかということで、2台のモニター台を用意しました。しかし、モニターの脚に対して奥行きが足りず。仕方なく片方のモニターに奥に並べて設置することにしました。ここはしっかりと測る必要がありましたね…反省です。
クロスを下ろしてダンボールを隠したり配置をずらしたりなどの微調整を当日の朝行い、いざ東京ゲームショウの開催です。
当日の調整
客入りしてから調整した部分もあります。左で試遊した人から右のノベルティコーナーでノベルティ係から特典を受け取る流れにしようと考えていましたが、休憩を回す関係で現場が思うように回らなくなりました。
そこで、ノベルティ係を立てず、「試遊係がその流れでノベルティの受け渡しする」形に変更しました。それに合わせてモニターの間隔を広げたり、ノベルティが手前から取れるよう常に並べて補充したりなど臨機応変に調整しました。試遊係は横でしゃがんでゲームの補足などを説明するのですが、それが思ったより足に負荷がかかります…そのため、試遊係もローテーションして一人にかかる負荷を軽減しました。
撤去・搬出
JITボックスチャーターの往復便をお願いしていたので、イベント終了後、すぐブース前にボックスを届けていただきました。開催前よりも荷物が少なくなったので、簡単に積み込むことができ、二日後の朝にウニコ本社まで配送しました。
こんな感じで東京ゲームショウ2025が終了しました。
一段落ですが、今後の開発も気合を入れて取り組みたいと思います！
それではまたお会いしましょう～！
